NetSuite er strålende for regnskap

Det fine med NetSuite er at alle enheter er koblet sammen, noe som betyr at du kan gjøre alt i ett system.

Enten du er ny i NetSuite eller en NetSuite-veteran som ønsker å vite mer, her er en omfattende liste over NetSuites kjerneregnskapsenheter og hvordan du kan jobbe med dem i ditt daglige regnskap.

Husk at NetSuite kan konfigureres på en annen måte, men her går vi gjennom NetSuites regnskapsfunksjoner, beste fremgangsmåter og noen av Greenstep-spesifikasjonene.

GS Netsuite extensions

Å sende fakturaer er en av de viktigste oppgavene for enhver bedrift. Du kan enkelt forkorte kreditt-til-kontanter-syklusen ved å bruke NetSuites kundefordringer. Det er raskt å generere og sende fakturaer, og det er massevis av funksjoner for å få orden på bøkene dine.

NetSuites kundefordringer er en kjernefunksjon i regnskapet, noe som betyr at transaksjoner vil ha en direkte innvirkning på hovedboken når du sparer.

Tre måter å sende fakturaer på i NetSuite

Du kan generere fakturaer direkte i NetSuite, masseimportere dem gjennom CSV eller legge dem til gjennom en integrasjon. Når fakturaene dine er generert og godkjent, kan du sende dem via:

1. E-post – Naviger til kategorien Transaksjoner og velg Salg -> Opprett fakturaer -> Liste. Fra rullegardinmenyen Handlinger i denne visningen kan du velge E-post for å sende e-postfakturaen. Hvis du ønsker at fakturaer skal sendes automatisk når de lagres, må du krysse av for «Skal sendes på e-post» under Kommunikasjon -> Meldinger.

2. E-faktura – NetSuite har en SuiteApp for å lage e-fakturaer som XML-dokumenter i de vanligste formatene (Peppol, UBL, Finvoice, Svefaktura etc). Disse fakturaene må sendes gjennom en e-fakturaoperatør. Hos Greenstep har vi bygget en integrasjon mellom flere e-faktureringsoperatører som Basware og Maventa.

3. Post – Hvis du fortsatt ønsker å sende fakturaer via vanlig post, er det også mulig, men anbefales ikke.

Sporing av fordringer i NetSuite

• NetSuite deler salgstransaksjoner i fakturaer og kreditnotaer. Husk at dette er to forskjellige transaksjonstyper, og du kan se dem gjennom disse rapportene:

• Åpne fakturaer-rapporten viser kun fakturaene. Denne rapporten har «fra dd.mm.åååå» søkekriterier som lar deg spore balansen for enhver dato – fortid, nåtid eller fremtid. Rapporten samler inn data fra hver COA-konto som har typen Kundefordringer, og dataene deles på disse kontoene. Vi anbefaler at du tilpasser rapporten og legger til forfallsdato som et søkefilter og endrer sorteringsrekkefølgen fra fakturadato til forfallsdato.
• A/R Aldringssammendraget oppsummerer data per kunde.
• A/R-aldringsdetaljen viser saldoen for hver transaksjon.
• Den individuelle kontoutskriften viser saldoen og alle transaksjoner til en valgt kunde. Du kan skrive ut en PDF-fil som kun inkluderer åpne transaksjoner etter å ha valgt Utskriftsdato og Startdato.
  
  Vi anbefaler å avstemme saldoen på åpne fakturaer i kreditnotaer på salgsrapporter til kundereskontrobalansen.

Salgstransaksjoner Hovedbok-påvirkning

NetSuite viser alltid hovedbokeffekten av en transaksjon på G/L impact subtab.

Kundebetalingen kan også bestilles rett til bankkontoen som mottok pengene. Hvis den uinnsatte kontoen brukes, anbefaler vi at du sporer kontosaldoen regelmessig.

Som standard bruker NetSuite kontoen som er angitt som standard fordringer i visningen Regnskapspreferanser -> Vare og transaksjoner. Dette krever vanligvis admin-rettigheter for å endres. Om nødvendig kan du også angi en standard kundefordringkonto på kundebasis fra underfanen Kundepost -> Regnskap.

Kundebetalingsapplikasjoner

Hvis referansebetalingsfilen inkluderer betalingstransaksjoner som ikke automatisk kan knyttes til en åpen faktura (f.eks. på grunn av feil referansenummer eller valuta), anbefaler vi å automatisere tildelingen av disse betalingene til en fiktiv kunde kalt f.eks. «Uallokerte referansebetalinger». Da må du ha en prosess for å jevnlig flytte betalingene til rett kunde og faktura ved å redigere transaksjonen og velge riktig kunde og faktura/faktura. Du kan også sette opp en påminnelse om disse ubrukte betalingene på dashbordet.

Håndtere manuelle betalinger som ikke brukes automatisk

Etter å ha klikket Godta betaling, må du fylle ut overskriftsinformasjonen, inkludert kunde, datterselskap, valuta, konto, dato og notat. Bruk deretter betalingen på de åpne transaksjonene som er oppført nedenfor.

Merk at hvis det er en delbetaling, kan du redigere beløpet i feltet Betaling.

Håndtering av overbetalinger

Hvis en kunde har betalt mer enn den åpne saldoen for salgstransaksjonene, oppretter du først en journal og velger kunden i kolonnen Navn, og kobler deretter denne journalbestillingen (under underfanen Faktura) og overbetaling (på underfanen Kreditter) på Godta. Kundebetalingssiden. Du kan deretter returnere pengene til kunden ved å opprette en leverandørregning og postere den på den andre gjeldskontoen.

Håndtering av underbetalinger

Dersom en kunde har betalt mindre enn den åpne saldoen på salgstransaksjonene, men differansen består av eks. bankoverføringskostnader eller andre kostnader som ikke vil bli innkrevd fra kunden, godta først betalingen med hele beløpet og opprett deretter en journal for det manglende beløpet – sett Debet til bankoverføringskostnader og Kreditt til bankkontoen. Denne journalen trenger ikke å være knyttet til noen transaksjon.

Kredittnotaer for inventarvarer
Hvis bedriften din bruker lagervarer og disse transaksjonene må krediteres, husk at lagerverdiene er direkte knyttet til varetransaksjonslinjer. For å få varekvittering og kreditnota i riktig rekkefølge, anbefaler vi å behandle kreditten ved å bruke Autoriser retur (fra fakturaen eller salgsordren).

Hvis en kunde må krediteres slik at lagerverdiene forblir urørt, går du til Faktura -> Kreditt og velger en ikke-lagervare på transaksjonslinjene. Hvis du ikke har en vare som ikke er på lager, må du først opprette en.

Kreditnota for tjenestevarer som ikke er på lager
Hvis det må opprettes en salgsfaktura med ikke-lager- eller servicevarer, gjør du det fra Faktura -> Kreditt – og kreditten vil automatisk bli brukt på den åpne saldoen til den opprinnelige transaksjonen. Sørg for at kreditnotaen har riktig dato og beløp. For delvis kreditering – rediger linjebeløpene og beløpet på Apply subtab.

Journaloppføringer for spesielle AR-saker
Justeringer av kundefordringer kan gjøres med en bilagspost, for eksempel i følgende tilfeller:

– Kredittap -> Booking til P&L
– Avrundingsforskjeller -> Bestilling til P&L
– Ubetydelige over- eller underbetalinger -> – Bestilling til P&L
– Inter Company (IC) fakturaoverføringer til IC-lån

Redigering av datoen for salgstransaksjoner
Du kan redigere transaksjonen og endre datoen hvis transaksjonen er på en åpen periode. Redigering av datoen vil også endre bokføringsperioden. NetSuite beregner forfallsdatoen basert på dato og vilkår bak kundeposten, men ved behov kan du også justere forfallsdatoen manuelt.

Bruk av Basware/Maventa – NetSuite-integrasjonen for salgsfakturaer
Basware og Maventa er blant verdens største faktureringsselskaper der du kan sende fakturaer som elektroniske fakturaer, e-post eller gjennom vanlig trykt post. Når Greensteps Basware eller Maventa – NetSuite-integrasjon er satt opp, kan du velge hvilken måte fakturaen sendes til kunden under Customer record – Financial subtab. Alternativene er:

– Elektronisk OVT – kundens OVT-nummer vil bli brukt
– E-post – Kundens e-postadresse brukes
– Elektronisk IBAN – kundens IBAN vil bli brukt
– Skriv ut hos operatør – Kundens fysiske adresse vil bli brukt
– Manuell – denne kan brukes dersom du ønsker å manuelt sende fakturaen til kunden

Det er en godkjenningsflyt for salgsfakturaene. Når salgsfakturaen er godkjent og lagret vil fakturaen bli sendt, og Baswares / Maventas bekreftelse vil vises under feltet Faktura sendt til Basware / Maventa i fanen Custom tab. Her kan du også se status på fakturaen – når den ble mottatt av kunden.

NetSuite kan brukes for hele faktura-til-betal-prosessen, fra data-capture til avstemming. Du kan også automatisere mye av prosessen – i et perfekt oppsett vil kjøpsfakturaer bli fanget opp automatisk, forhåndsutfylt med riktige kontoer og dimensjoner, rutet til riktig godkjenningssyklus, svindelkontrollert og til slutt avstemt.

Kreditorfunksjonalitet er flott i seg selv, men for å ta automatiseringen et steg videre anbefaler vi å ha en e-fakturaintegrasjon og bruke en SuiteApp som GS A/P Flow.

Opprette leverandører i NetSuite

En forutsetning for å generere fakturaer er å opprette leverandører.

Før du oppretter en ny leverandør, sørg for at den ikke eksisterer fra Global Search. Hvis du har flere datterselskaper, kan det være opprettet for et annet datterselskap, så sørg for at du har en rolle som kan se leverandørene til alle datterselskapene.

Når du er sikker på at den ikke allerede eksisterer, åpner du listen over leverandører og velger opprett en ny leverandør. Da må du fylle ut følgende informasjon:

• Primært datterselskap
• Standard anmelder og godkjenner
• E-post for betalingsvarsler
• E-faktura adresse
• Under subsidary subtab kan du velge datterselskapene som kan bruke denne leverandøren
• Merk at hvis du har satt en skattekode for datterselskapet, så vil den overskrive den som kommer fra e-fakturadataene
• Under Adress subtab må du fylle ut minst landet
• Under Financial subtab må du fylle ut følgende:
  -Standard utgiftskonto
  -Standard gjeldskonto
  -Skattereg. Tall
  -Avdeling
  -Primær valuta
• Under Entity Bank Details kan du velge betalingsfilformat, velge type og fylle ut IBAN og BIC. For ikke-Sepa-betalinger kan du bruke vår GS CrossBorder-mal hvor du må fylle ut mer info. Merk at standard bankdetaljer bak leverandøren vil bli brukt – ikke de som kommer på fakturaen.

Hvis Greenstep har konfigurert din NetSuite, vil vår e-fakturaintegrasjon sjekke e-fakturaadressefeltet på leverandørposten og gjenkjenne leverandøren basert på dette. Hvis e-fakturaadressen mangler eller er feil, vil Leverandørregningen bli lagret til standardleverandøren – som du kan endre ved behandling av leverandørregningen.

Motta leverandørregninger gjennom e-fakturaleverandører

Ved oppsett av Greenstep vil dine elektronisk mottatte fakturaer automatisk legges til NetSuite fra din e-faktureringsleverandør (Basware/Maventa/Annet). Alle nye leverandørregninger vil bli vist i Påminnelser-delen på startskjermen.

Legge inn leverandørregninger manuelt til NetSuite

For å legge inn leverandørregninger manuelt, naviger til Leverandører -> Kjøp -> Angi regninger. Herfra:

• Velg leverandøren
• Standard anmelder og godkjenner og utgiftskontoer vil automatisk legges til fra innstillingene bak leverandøren
• Sett inn:
  -Fakturanummer
  -Valuta
  -Sett en betalingsholding hvis regningen ikke skal betales selv om den er godkjent i systemet (husk å fjerne merket for når den kan betales)
  -Dato (vil bli brukt som postedato)
  -Forfallsdato
  -Referansenummer
  -Datterselskapsdetaljer

Ved oppsett av Greenstep, vil leverandørens betalingsinformasjon bli lagt til automatisk.

Bestilling av leverandørregningen

Standardutgiftskontoen kommer bak leverandøren. Greensteps kontoautomatisering vil foreslå utgiftskontoer og dimensjoner på hver fakturalinje. Skattekodene kommer fra e-fakturaen hvis de ikke er satt bak leverandøren.

Du kan inspisere PDF-en under Bilder og vedlegg. For å se bildet på leverandørtransaksjonen, kryss av for Bilde.

Hvis du ønsker å legge til kommentarer på fakturaen, gå til Communication og velg User Notes subtab.

Leverandørkreditter

Leverandørkreditter i NetSuite har sin egen transaksjonstype som oppfører seg annerledes enn leverandørregningen. Leverandørkreditter bokføres direkte til hovedboken når de er lagret. Leverandørkreditter bruker samme oppsett for godkjenningsruting som leverandørregninger. Leverandørkreditter må alltid brukes for å åpne leverandørregninger som er godkjente leverandørregninger før regningene betales. Slik bruker du leverandørkreditten på en leverandørregning:

• Åpne Leverandørkreditt i redigeringsmodus
• Naviger til underfanen Bruk og velg regningen du vil bruke kreditten på.
• Kreditten påføres regningen innen datoen for fakturakreditten.

  Du kan også bruke leverandørkreditter på regninger fra visningen Betal regninger -> Påminnelse som følger:

• Merk regningen og regningskreditten du vil bruke på regningen
• Endre fakturalinjebetalingsbeløpet slik at det samsvarer med leverandørkredittbeløpet, slik at du bare betaler beløpet du har kreditt for.
• Lagre posten. Nå kan du se gjennom fakturakreditten du har brukt på regningen under de relaterte postene.
  
  
  Rabattbeløp
  
  Generelle betalingsbetingelser kan legges til fra Regnskapslister. Hvis Leverandøren bruker betalingsbetingelser, må dette settes bak Leverandørposten. Rabattbeløpet og diskonteringsrenten er synlige på regningsposten.
  
  
  Revisjonsspor for leverandørgjeld
  Hovedbok-kontoen for betalinger settes inn under Betalinger -> Oppsett -> Bankdetaljer. Betalinger vil bli utført av hver kreditorkonto separat.

Amortisering av utgifter
Du kan angi og bruke amortiseringsplaner for leverandørregningene. Velg Amortiseringsmalen, og angi deretter Start- og Sluttdatoer for Amortisering. Når du lagrer transaksjonen vil systemet generere Amortiseringsplanen, som er grunnlaget for amortiseringsjournalene.

Opprette en amortiseringsmal
Bak Amortiseringsmalen kan du definere amortiseringsoppsettet. Definerte innstillinger er Amortiseringsmetode og Amortiseringskonto (utsettelseskonto). Vi anbefaler å la målkontofeltet stå tomt slik at utgiftskontoen kan arves fra transaksjonen (leverandørfaktura eller bilagsregistrering). Perioden kan også stå tom slik at du kan sette den på hver transaksjon. Vi anbefaler å legge til utsettelseskontoen i navnet på malen.

Endringer i Amortiseringsplanen
Du kan slette amortiseringsplanen når du redigerer den opprinnelige utgiftslinjen på leverandørregningen. Hvis du ikke klarer å redigere Leverandørregningen, kan du bruke statusen «er anerkjent» på de ukjente linjene, hvoretter disse ikke vises på amortiseringsjournalkjøringen. Deretter kan du opprette en ny amortiseringsplan gjennom en vanlig journalpost. For å opprettholde et godt revisjonsspor, anbefaler vi at du legger til den opprinnelige leverandøren i navnefeltet på journallinjen og det originale Bendor-regningsnummeret i notatsporet.

Som regnskapsfører kan du håndtere utgifter, kredittkorttransaksjoner, refusjoner og avstemming. Dine ansatte kan lage utgiftsrapporter i NetSuite eller bruke en ekstern utgiftsprogramvare som er integrert med NetSuite.

Når de er godkjent, kan disse betales gjennom din vanlige NetSuite-betalingsbehandling. Hovedbok-effekten vil vises når utgiften er regnskapsgodkjent. Vi anbefaler at du setter opp en påminnelse i Home-dashbordet for å se Utgifter som venter på godkjenning.

Vi anbefaler å bruke Tripletex & Bezala for utgiftsrapportering, som vil gjøre den ansattes opplevelse mye smidigere. Tripletex & Bezala oppretter opprinnelige utgiftsrapporter i NetSuite med følgende data:

Ansattnavn, utgiftskategori og konto, beløp, mva-beløp, notat, kvitteringsdato, avdeling, klasse, tilpassede segmenter og en lenke til originalbildet

Alle transaksjoner fra samme ansatt vil bli gruppert i én utgiftsrapport med hver transaksjon som sin egen linje.

Hvis du bruker Employee Center, vil dine ansatte se sine egne utgiftsrapporter i NetSuite.

Kredittkorttransaksjoner
Utgifter betalt med firmakort skal håndteres under kredittkortgebyrene i NetSuite. Hovedbokeffekten av en kredittkortbelastning kommer når posten lagres i NetSuite (ingen godkjenning er nødvendig).

Tripletex og Bezala vil automatisk opprette kredittkortbelastningene i NetSuite når kvitteringene er godkjent i Tripletex & Bezala.

Kredittkortregninger kan avstemmes med kredittkorttransaksjoner ved å bruke standardfunksjonen for avstem kredittkort i NetSuite.

NetSuite kan generere betalingsfiler for leverandørers regninger, ansattes utgifter, kunderefusjoner, kundebetalinger og lønn. Disse filene sendes til banken din manuelt eller gjennom en integrasjon som Greenstep Banking.

Til å begynne med anbefaler vi å sette inn en påminnelse på dashbordet med Bills to Pay. Med Greensteps betalingsbehandlingsoppsett kan du enkelt sende betalingsfiler til banken din. Naviger til Betalinger -> Behandling av fakturabetaling og fyll ut følgende:

• Bankkonto – Velg bankkontoen du vil foreta betalingene fra
• Velg kreditorkontoen der leverandørregningene er bokført
• Velg betalingsdato
• Hvis du ønsker, kan du samle regninger betalt til samme leverandør, men normalt anbefaler vi ikke å gjøre dette
• Angi EFT-filreferanse Merk: Dette må være unikt, ex PaymentsDDMMYYY
• Velg regningene du ønsker å betale
• Klikk på Send

Betalingsfilen lagres i arkivskapet og vil automatisk bli flyttet til banken din gjennom Greenstep Banking-verktøyet. Tilbakeføringer kan gjøres samme dag.

Tilbakeføring av betaling
Hvis det var en feil i betalingen, kan du reversere betalingen. Velg betalingsfilen fra Betalingsfiladministrasjon -visningen

• Trykk omvendt betaling og velg alt.
• Gi en grunn for reverseringen
• Velg alle regninger fra listen som skal reverseres
• Angi den opprinnelige betalingsdatoen som dato
• Gjør rettelser og lag betalingsfilen på nytt

Greenstep Banking-oppsettet vil hente kontoutskriftene dine daglig og lagre dem i NetSuite-arkivskapet. Avstemming er automatisert for de fleste transaksjoner, men du kan fortsatt avstemme manuelt om nødvendig.

For å avstemme transaksjonene, gå til siden Bekreft transaksjonstreff og velg bankkontoen.

• Seksjonen Statement Transactions viser alle transaksjoner på kontoutskriften
• NetSuite-transaksjonsdelen viser alle hovedbok-transaksjoner på denne bankkontoen
• Unmatched-subtab viser alle Statement-transaksjoner og NetSuite-transaksjoner som må matches.
• Review matches subtab samsvar viser alle NetSuite-transaksjoner som samsvarer med kontoutskriftstransaksjoner.

De fleste transaksjoner bør matches automatisk, basert på standard avstemmingsregler og automatisering.

For å avstemme manuelt, velg linjene fra kontoutskriften, og de tilsvarende NetSuite-transaksjonene og match når det ikke er noen forskjell. Disse transaksjonene vil deretter overføres til underfanen Review Matches.

Når kontoutskriftstransaksjonene ikke har samsvarende NetSuite-transaksjoner, må disse opprettes først og deretter matches sammen.

• Opprett nødvendige kundebetalinger til fakturaer
• Juster valutakurser for leverandørfakturabetaling ved å åpne fakturabetalingstransaksjonen og endre valutakursen slik at den samsvarer med kursen på kontoutskriften
• Opprett journalen ved å velge Utskriftstransaksjon og klikk deretter Opprett.

NetSuite vil automatisk fylle ut og matche differansebeløpet til bankkontoens transaksjonslinje. Legg til de nødvendige linjene og lagre.

Vær oppmerksom på at hver NetSuite-transaksjon må matches med en erklæringstransaksjon. Hvis du har booket tilbakeføringsposter til noen mislykkede leverandørregningsbetalinger, inkluderer disse NetSuite-transaksjonslinjene med andre transaksjonsmatcher.

Når alle kontoutskriftstransaksjoner har blitt matchet, klikker du på Bekreft samsvar og deretter på Avstem konto. Du vil deretter bli navigert til siden Avstem kontoutdrag, der du må bekrefte at saldoen på sluttutdraget er den samme som på bankkontoen. Deretter klikker du Lukk erklæring – nå er avstemmingsprosessen fullført.

Opprette og administrere journalposter er ryggraden i regnskapet. Du kan opprette dem manuelt, ved å importere CSV-filer, gjennom gjentatte memorerte journaler eller gjennom en integrasjon. Med NetSuite kan du også lage avanserte interne journaler.

Opprette en journaloppføring manuelt i NetSuite:

Naviger til Økonomi -> Annet -> Lag journaloppføringer til og fyll ut følgende felt:

• Valuta = Valutaen brukt i opprettelsen av journalen. NetSuite vil bruke valutakursoppsettet, og hovedbokeffekten vil vises i din basisvaluta.
• Dato = Transaksjonsdato – hvis du ønsker at dette skal være forskjellig fra konteringsdatoen, må du aktivere det i regnskapsinnstillingene
• Posteringsperiode = perioden som skal brukes
• Tilbakeføringsdato = Hvis du ønsker at journalen skal reverseres automatisk på en fremtidig dato, velg Utsett oppføring og definer datoen
• Notat = denne teksten vil vises i hovedboken
• Datterselskap = Velg datterselskapet som Journalen skal bestilles til før lagring

Når de grunnleggende feltene er fylt ut, kan du legge til journallinjene med følgende informasjon:

• Konto = hovedbok-påvirkningskontoen
• Debet/kreditt = nettobeløpet
• Skattekode = velg en Skattekode hvis journalen påvirker mva
• Skattesats = velg skattesatsen for den valgte MVA-koden (dette trinnet kan automatiseres)
• Bruttobeløp = Inkl. mva
• Linjenotat = denne teksten vises i hovedboken
• Navn = Dette brukes vanligvis kun for transaksjoner knyttet til betalingsjusteringer, her kan du liste over enheter (kunder, ansatte, leverandører eller prosjekter).
• Avdeling, klasse, lokasjoner, prosjekter osv = Dimensjoner brukt til rapporteringsformål
• Tidsplan = amortiseringsplan for journalen.
• Startdato = amortiseringsstartperiode
• Sluttdato = sluttperiode for amortisering
• MVA-beløp = Beregnet MVA basert på nettobeløp og valgt MVA-kode
• Skattekonto = MVA-transaksjonens art (salg eller kjøp) – obligatorisk hvis en mva-kode er valgt

Journalen vil bli opprettet når transaksjonen er lagret. Du kan legge til et vedlegg under underfanen Bilder og vedlegg. Vi anbefaler å velge en riktig mappe for å holde orden på filene.

Endre, kopier eller slett en eksisterende journal
Du kan kopiere eller endre en journal ved å klikke på Rediger og rullegardinmenyen Handlinger. Regnskapsperioden må være åpen for å endre journalen.

Slette en journaloppføring i NetSuite
Du kan slette en journal i redigeringsmodus fra Handlinger -> Slett

Lær en journal utenat
En journal kan lagres for fremtidig bruk i redigeringsmodus fra rullegardinmenyen Handlinger. Når dette er valgt, må du definere den lagrede transaksjonen:

• Navn = navnet på malen
• Påminn meg / automatisk = Skal denne transaksjonen opprettes manuelt eller automatisk
• Frekvens = Hvor ofte skal det opprettes
• Neste dato = Når neste transaksjon vil bli publisert
• Påminn for alltid / gjenværende antall = Lengden på den lagrede tidsplanen.

På linjenivå kan du velge følgende:

• Datterselskap = Datterselskapet som linjen er booket til, merk at du må ha minst 2 rader og debet- og kredittbehovet skal balansere.
• Konto = Konto som linjen er booket til. Vi anbefaler at kontoen er fastslått å bli eliminert i kontoplanen
• Navn = Her kan du liste over enheter (kunder, ansatte, leverandører eller prosjekter). Brukes vanligvis bare med transaksjoner knyttet til betalingsjusteringer eller hvis betalingsmateriell er opprettet gjennom IC-journaler (eks Interne lån)
• Eliminer = Viser om raden automatisk vil bli eliminert som en del av månedsavslutningsoppgavene)

På grunn av / fra datterselskap = Navn på datterselskapet som denne transaksjonen er knyttet til.

Journalen vil bli opprettet når transaksjonen er lagret.

Importere journaloppføringer til NetSuite gjennom CSV-filer
Du kan enkelt importere journaler gjennom CSV-filer. Filen må være i CSV-form, bruk samme datoformat som brukes i din NetSuite. Vi anbefaler å gi en ekstern ID til hver opprettet journal som vil gjøre det enklere å oppdatere spesifikke journaler. Den eksterne IDen kan for eksempel være et løpende format inkludert datoen DDMMYYY_1. Hvis én CSV-fil har mange journaler, kan de forskjellige linjene identifiseres som én gruppe ved å bruke samme eksterne ID for disse linjene.

Vi anbefaler å bruke interne ID-er for dimensjoner og datterselskaper i stedet for navnene deres.

CSV-filimport
For å importere filen, gå til Oppsett -> Importer/Eksporter -> Importer CSV og last opp filen. Importalternativene er:

• Legg til = velg dette hvis du oppretter nye journaler
• Oppdater = velg dette hvis du oppdaterer eksisterende journaler (tidsskriftets eksterne eller interne ID må oppgis på CSV-linjene)
• Legg til eller Oppdater = velg dette hvis du både oppretter og oppdaterer eksisterende journaler i samme fil.
  Under de avanserte alternativene kan du angi CSV desimalskilletegn.

Hvis du importerer en fil som du allerede har lagret som en mal, kan du bare klikke på lagre. Hvis du ikke har en mal for filen, må du kartlegge feltene. Feltene som bruker NetSuite-feltnavnet vil automatisk matches.

Når kartleggingen er ferdig, klikker du på neste og deretter på Kjør. Hvis du lagrer en ny mal, må du også klikke på Save&Run og gi den et navn.

Du kan se statusen til importen når du klikker Vis importjobbstatus i overskriften. Du vil se om det er noen transaksjoner som ikke ble opprettet, for å se de faktiske feilene du trenger for å laste ned CSV-svaret. Rett opp feilene i dataene og gjenta prosessen til alle transaksjoner er vellykket importert.

Hver transaksjonslinje kan ha en MVA-kode som brukes til å utføre nødvendige bestillinger og registreringer for MVA-rapporter. MVA-koder vil bli opprettet automatisk i NetSuite, men noen spesialkoder kan opprettes av administratoren din om nødvendig.

MVA-koder på transaksjoner
De samme kodene kan brukes til både salg og kjøp. Følgende transaksjonstyper vil diktere hvordan momsen håndteres:

• Salg: automatisk lagt til for faktura- og kreditnotatransaksjoner
• Kjøp: automatisk lagt til for leverandørregninger, leverandørkreditter, kredittkorttransaksjoner og utgiftsrapporter
• Journal: hver bilagslinje må også ha en skattekonto valgt for å bekrefte hvordan salget skal håndteres

MVA-kodefastsettelse
NetSuite bruker har en intern logikk for å bestemme hvilken MVA-kode som kan være riktig for hver transaksjonslinje. Logikken er ikke alltid feilfri, så vær oppmerksom på mva-koden for hver transaksjon.

Avgiftsoversikten, valgt på hver varepost, avgjør om standarden eller en redusert sats brukes for mva-beregninger.

Når MVA-koden er lagret i kunde- eller leverandørposten, vil den bli brukt som standard. For salgstransaksjoner, hvis det ikke er noen standard, vil kundenes leveringsadresse bli brukt til å bestemme MVA-koden (innenlandsk, EU, ikke-EU osv.).

Skatteregnskap
Hvert land/Nexus vil ha tre MVA-systemkontoer:

• moms på salg
• moms på kjøp
• MVA-ansvar

Du kan også legge til et standard COA-nummer til disse.

MVA-bestillingsprosess og hovedbokpåvirkning
Basert på transaksjonstypen og mva-koden, vil NetSuite bokføre mva-beløpet til mva på salg og mva på kjøpskontoer.

Hver måned anbefaler vi at summen av disse to kontoene manuelt bokføres med en Journal til MVA-ansvarskontoen og deretter matches til saldo på MVA-rapportene. Når regnskapsperioden er avsluttet, bør skatteperioden også lukkes fra siden Administrer skatteperioder.

MVA-rapportering og betaling av mva
For å se mva-rapporteringen må du ha rollen som skatterapporterende regnskapsfører, som kan gis av systemadministratoren din. Med mindre en direkte integrasjon er utviklet, rapporterer ikke NetSuite automatisk til de lokale skattemyndighetene, så rapportering bør gjøres i henhold til den lokale skattemyndighetens rapporteringsprosess. Her er veien til de vanligste mva-rapportene:

• Rapporter -> MVA/GST -> Skatterapporter (internasjonalt)
• EU-salgsrapport for EU-mva-oppsummering kan finnes fra Rapporter -> VAT/GST -> EU Sales List (ESL) Report
• EU MVA-rapport – Kjøp etter skattekode
• EU VAT Report – Sales by Tax Code
• Intrastat-rapporter finner du fra Rapporter -> VAT/GST -> EU Intrastat-rapport

Betaling av merverdiavgiften kan gjøres gjennom en leverandørregning, som du må bokføre til mva-ansvarskontoen.

Fixed Asset Management Suite-appen er et automatisert styringssystem for anskaffelse av anleggsmidler, avskrivninger, devaluering og pensjonering.

Nye eiendeler kan legges til systemet via CSV-import eller opprettes fra forslag til transaksjonsaktiva i systemet. Før du kan opprette en aktiva post i NetSuite, må du opprette typene for de nye aktivaene.

Aktiva typer
Aktivatypen er obligatorisk på når du oppretter en aktivapost i NetSuite. Aktivatypen inneholder hoveddataene til aktivaet, og innstillingene for aktivaposten må være i tråd med aktivatypen. Når du kjører de automatiske avskrivningene eller andre anleggsmidler relaterte transaksjoner, vil NetSuite sjekke innstillingen bak aktivatypen, og hvis de ikke er i tråd med aktivaposten (levetid, avskrivningsmetode, avskrivningskonto osv.) vil ikke systemet kjøre avskrivninger.

Du kan opprette nye aktivatyper ved å navigere til Anleggsmidler -> Oppsett -> Aktivatyper -> Ny. Følgende informasjon må oppgis:

Primær: Navn

Primær: Regnskapsmetode

Primær: Restprosent (hvis nødvendig)

Primær: Eiendelens levetid

Generelt: Aktive avskrivninger (sant/usant

Generelt: Ta med i rapporter

Generelt: Regler for avskrivning (Den mest brukte regelen er «Anskaffelse», som betyr at avskrivningen starter på kjøpsmåneden)

Kontoer: Asset Account (kontoen som brukes i kjøpstransaksjoner for denne aktivatypen)

Kontoer: Avskrivningskonto (avskrivningskonto i balansen din)

Kontoer: Avskrivningsgebyrkonto (kostnadskonto i din fortjeneste og tap)

Avskrivning, nedskrivning og avhendingskontoer (hvis nødvendig)

Når informasjonen er gitt, trykk lagre for å opprette den nye aktivatypen.

Opprette aktivatyper for varer som ikke er avskrevet:

Du kan også opprette aktivatyper for varer som ikke skal avskrives, men som må oppføres for oppfølgingsformål. I dette tilfellet setter du avskrivningsmetoden til null og setter utgiftskontoen som aktivakonto. Å sette avskrivningsmetoden til null vil bety at det ikke er noen hovedbokpåvirkning.

Avskrivningsmetoder
Du kan også lage dine egne avskrivningsmetoder for eiendeler. Naviger til Anleggsmidler -> Oppsett -> Avskrivningsmetoder. Her kan du definere hvordan de månedlige avskrivningene beregnes.

Oppretting av nye eiendeler
Nye aktiva opprettes fra transaksjoner som inkluderer aktivakontoen på konteringen. For å opprette et nytt aktiva, naviger til Anleggsmidler -> Transaksjoner -> Aktivaforslag. Velg datterselskapet og klikk på Foreslå nye eiendeler.

NetSuite vil gå gjennom transaksjonene og sjekke om det er nye transaksjoner å opprette aktivaforslaget fra, og automatisk åpne FAM-prosessstatussiden der du kan se statusen til prosessen du kjørte.

Statusen settes til Fullført når forslagene er opprettet. Etter dette, naviger til Asset Proposal-siden. Herfra kan du redigere forslaget og kontrollere at innstillingene er riktige. Hvis du redigerer forslaget, sørg for at innstillingene på ressursen er i tråd med aktivatypen. På dette tidspunktet anbefaler vi å sjekke minst følgende under underfanen Generelt:

• Avdeling/klasse på eiendelen (hvis lagt til etter opprettelsen av eiendelen, vil denne informasjonen ikke arves til avskrivningsjournalen)
• Aktive avskrivninger: Sant / Usant
• Avskrivningsregel (anskaffelse)
• Startdato for avskrivning

Når endringene er gjort, trykk Lagre. NetSuite vil navigere deg tilbake til forslagssiden hvor du kan velge forslaget, tilordne det til riktig datterselskap og trykke på Generer eiendeler-knappen.

Hvis du av en eller annen grunn bestemmer deg for å ikke opprette en eiendel fra forslaget, kan du avvise den, men husk å korrigere den opprinnelige transaksjonen eller overføringsposteringen slik at den ikke har kontoen til eiendelen valgt på bilagsposten.

Avskrivningsrapporter
Vi anbefaler at du kjører Avskrivningsplan – Periodeavskrivningsrapport månedlig før du kjører de faktiske avskrivningene. For å gjøre dette, naviger til Anleggsmidler -> Rapporter -> Generer rapporter. På denne siden velger du følgende:

• Rapporttype: Avskrivninger
• Start- og sluttdato: Pågående regnskapsår
• Datterselskap

Og trykk deretter på Generer –knappen. Du finner rapporten din ved å gå til Anleggsmidler -> Rapporter -> Mine rapporter

Du kan åpne rapportene som XML eller PDF fra siden. Slik ser PDF-en ut:

Månedlige avskrivninger
Når en ny eiendel er opprettet, vil NetSuite generere avskrivningsplanen til eiendelen, som du finner under Avskrivningshistorikk-underfanen på eiendelsposten. Når du klikker på Vis, vil du se avskrivningshistorikken til eiendelen.

Når du vil kjøre månedlige avskrivninger, naviger til Anleggsmidler -> Transaksjoner -> Avskrivninger. Velg datterselskap og avskrivningsperiode og trykk på Avskriv aktiva – knappen. NetSuite tar deg til prosessstatussiden der du kan se når avskrivningskjøringen er fullført og journalpostene er opprettet.

Avhending av eiendeler
For å avhende en eiendel, må du opprette en transaksjon der du enten kan selge eller avskrive eiendelen. Bokføringen av avhendingstransaksjonen avhenger av innstillingen bak aktivatypen. Etter å ha kjørt avhendingen, er aktivastatusen Disponert og netto bokført verdi er 0.

Den enkleste måten å finne avhendingsjournalposten på er å åpne siden Avskrivningshistorikk fra subtab Avskrivningshistorikk.

Spor lagerbeholdning, bestillinger og salg automatisk gjennom hele lagerets livssyklus, og ta avgjørelser basert på klar innsikt i lagerforpliktelser, som saktegående eller overflødig lagerbeholdning.

NetSuite bruker Cost of Goods Sold – COGS-bestillingslogikk, noe som betyr at kjøp relatert til inventarvarer bokføres til inventory Asset Account når varene mottas. Varekostnaden vil bli bokført når varen er solgt og oppfylt, og inntekten vil bli bokført når fakturaen for det salget opprettes.

Vi anbefaler å opprette fakturaen så snart som mulig etter oppfyllelsen for å sikre at kostnadene og inntektene blir bokført innen samme periode. På grunn av denne COGS-logikken kan du ikke se summen av kjøp i løpet av året fra P&L.

Gjennomsnittlig kostnadsmetode i NetSuite
Den gjennomsnittlige kostnaden beregnes daglig, og den inkluderer bare transaksjonene som øker lagersaldoen. Transaksjoner som reduserer beholdningen bruker gjennomsnittskostnaden den dagen. Den daglige gjennomsnittskostnaden beregnes automatisk på nytt etter hvert tillegg til lagersaldoen, hvoretter den bokførte kostnaden oppdateres.

Metoden som brukes for å beregne gjennomsnittlig kostnad i NetSuite er den periodiske gjennomsnittlige kostnadsberegningsmetoden.

Produksjonsbestillinger
Produksjonsbestillingene (pågående arbeid og utrangering) er basert på oppsettet ditt under Oppsett -> Regnskap -> Regnskapspreferanser: Varer/Transaksjoner -> Kostnadsregnskap. De vanligste alternativene er:

• Gjennomsnittlig kostnad fullføring enhetskostnad = Åpent WIP-beløp
• Kalkylemetode = Gjennomsnitt

WIP – Arbeid pågår
WIP-kontoen samler inn bestillinger av produksjonstransaksjoner som bruk av materialer, tidsregistrering, ferdigstillelse og potensiell utrangering. NetSuite bokfører produksjonstransaksjoner fra inventarkontoen til WIP-kontoen og omvendt uten å forårsake noen endring i verdien av kontoene.

Bruk av materiale kan behandles separat fra arbeidskostnaden som en arbeidsordreutgave eller som en arbeidsordrefullføring (brukes når tidsregistreringer må regnskapsføres).

Tidsregistrering
Tidsregistreringen gjøres av operasjoner, som bestemmer hvor mye av den operasjonen som allerede er fullført (målt i produksjonsordreenheter), og NetSuite beregner deretter et estimat (standardtid) hvoretter du kan redigere estimatet basert på periodiseringer.

Arbeidskostnaden bestemmes på produksjonskostnadsmalregisteret etter operasjoner. Kostnadene er basert på kostnadskategorier og hver operasjon kan inkludere en eller flere kategorier. Kostnadskategorier inkluderer informasjon om pris, utgiftskonto og kostnadstype (direkte kostnad/overhead, Arbeidsoppsett, Arbeidskjøring, Maskinoppsett, Maskinkjøring).

Fullføring
Ferdigstillelsen vil bli bokført når siste operasjon er gjennomført eller via delgjennomføring av operasjoner dersom gjennomføringen skal gjøres i mange deler.

Kompletteringen vil bli bokført til varelagerkontoen med verdien som er samlet inn på WIP-kontoen under ulike operasjoner som material- og servicekostnader. Dersom ferdigstillelsen gjøres i mange deler, vil bestillingen til lagerkontoen bli justert med ferdig kvantum.

Skrap
Opphugging vil skje med ferdigstillelse. Du må legge inn mengden av defekte materialer, og skrapkostnaden vil da bli bokført fra WIP-kontoen til skrapkostnadskontoen.

Utrangeringsprosessen inkluderer flere alternativer som ikke er beskrevet her, men som kan finnes i SuiteAnswers eller ved å spørre Greensteps supportteam.

Monteringsbygg
Hvis varer produseres uten arbeidskostnader eller skrot, kalles transaksjonen som skal brukes Assembly Build. Forsamlingsbygget bokfører varekostnadene fra lagerkontoen til en annen lagerkonto uten å havne på noen WIP-konto i mellom.

NetSuite gjør regnskapet for konsernselskaper mye enklere når alle selskaper er i samme system. Konserninterne journaler og fakturaer kan enkelt opprettes og elimineres.

Sette opp NetSuite for automatisk eliminering
For at NetSuite skal eliminere intercompany-transaksjonen automatisk, slå på «Eliminer intercompany-transaksjoner»-innstillingen bak hovedbokkontoen. Transaksjonene som legges inn i NetSuite etter at dette er slått på, vil automatisk bli eliminert.

Avansert intern journaloppføring
Avansert intern journaloppføring kan brukes til å legge til hovedboktransaksjoner mellom flere datterselskaper som du ønsker skal elimineres automatisk.

På journalen må du legge til følgende informasjon:

• Datterselskap
• Hovedbokkonto
• Beløp
• Navn (leverandør eller kunde hvis leverandørgjeld eller debitorkonto)
• Mulige dimensjoner (avdeling, klasse)
• Fjern avmerkingsboks (dette vil som standard være satt til ja for konserninterne hovedbokkontoer)
• På grunn av/fra datterselskap

Konsernintern fakturering
For å bruke Konsernintern fakturering må du opprette Konserninterne kunder og leverandører som skal brukes på konserninterne transaksjoner.

De obligatoriske feltene i intercompany-kunde- og leverandørpostene er:

• Navn = Datterselskap B – IC-kunde/leverandør til datterselskap A
• Datterselskap = Datterselskap A
• Representerer datterselskap = datterselskap B
• Standard fordringer konto = For IC-kunder: Salgsfordringer, intercompany. For IC-leverandører = Gjeld for kjøp, Intercompany
• Primærvaluta = Bruk valutaen til Represents-datterselskapet

Du må også opprette intercompany-elementer der du kan definere kontoene som NetSuite skal bruke til å bokføre inntektene og kostnadene.

Vi anbefaler å bokføre inntektene fra fakturaen i stedet for å bruke verktøyet Advance Revenue Management. Husk å merke av for «Direkte inntektsføring».

Periodeslutt elimineringsoppgaver og systemkontoer

NetSuite oppretter en månedsavslutningsoppgaveliste, som du kan finne ved å navigere til Oppsett -> Regnskap -> Administrer arts -> Administrer regnskapsperioder -> Sjekkliste for periodelukking.

Når du klikker på sjekklisten, finner du to ulike oppgaver knyttet til intern eliminering. Oppgavene må utføres i denne rekkefølgen:

1. Oppdater konsoliderte valutakurser
2. Automatisk eliminering mellom selskaper

De konsoliderte valutakursene beregnes fra de daglige valutakursene i NetSuite med følgende logikk:

Gjeldende kurs: Oppdatert med gjeldende kurs ved slutten av perioden.

Gjennomsnittskurs: Oppdatert med vektet gjennomsnitt, beregnet i henhold til valutakurser og beløp for transaksjoner brukt på kontoer med en generell kurstype gjennomsnitt i perioden.

Historisk kurs: Oppdatert med et vektet gjennomsnitt, beregnet i henhold til valutakurser og beløp for transaksjoner brukt på kontoer med en generell kurstype historisk i perioden.

Hvis du ønsker å oppdatere kursene, naviger til Lister -> Regnskap -> Konsoliderte valutakurser, filtrer den aktuelle måneden og klikk på rediger-knappen. Merk at du kun kan oppdatere prisene til de faktiske konserninterne motpartene.

Kjør automatisk eliminering
Den automatiske elimineringen (eliminer intercompany-transaksjoner) er den siste oppgaven før regnskapsperioden avsluttes på sjekklisten for periodeavslutning. For å starte den automatiske elimineringskjøringen åpner du oppgaven «Eliminer intercompany Transactions» fra sjekklisten for periodelukking, og klikker på «Kjør intercompany eliminering».

Den automatiske elimineringskjøringen vil starte, og NetSuite vil opprette journalposter på elimineringsdatterselskapet. Alle transaksjoner som har blitt postert til elimineringskvalifiserte hovedbokkontoer vil bli eliminert gitt at Eliminering-boksen er merket av på transaksjonsraden eller transaksjonen er opprettet på konserninterne kunder og leverandører.

Alle forskjellene på journalposten (valutakurser eller andre) vil bli bokført til CTA-E-kontoen (Cumulative Translation Adjustment – Elimination). Om nødvendig kan du dele beløpet fra den kontoen til forskjellige kontoer gjennom journalposter på elimineringsdatterselskapet.

Resultat- og balansetransaksjonene vil bli bokført til separate bilagsposter, og balanseelimineringen vil bli reversert automatisk den første dagen i neste måned. P&L eliminering vil forbli i systemet og ingen reversering vil bli gjort.

Når du lukker i NetSuite vil du få en praktisk liste over avsluttende oppgaver å følge.

NetSuite avsluttende oppgaver
Regnskapsperioden vil bli stengt fra siden Administrer regnskapsperioder. Vi anbefaler regnskapsførere å legge dette til som en snarvei i dashbordet ditt.

Du kan også lukke flere regnskapsperioder samtidig, men du må aktivere denne funksjonen separat.

Merk at når du avslutter regnskapsperioder, vil ikke NetSuite kjøre noen regnskapsperiodeavslutningsoppgaver, det vil bare lukke periodene.

Avslutningsoppgavelisten vil avhenge av funksjonene som er aktivert i NetSuite, og listen kan ikke redigeres. Du må utføre oppgavene i rekkefølge fra topp til bunn. Den vanlige oppgavelisten vil se slik ut:

1. Lukk A/R
2. Lukk A/P
3. Lukk alle
4. Gjennomgå åpne valutakurser
5. Eliminer intercompany transaksjoner
6. Lukk

Lukking av A/R, A/P og All kan gjøres av datterselskap. Å gå rett til Lock All vil også lukke A/R og A/P.

Løse uoverensstemmelser i dato/periode
Vi anbefaler på det sterkeste at alle lagerposteringstransaksjoner har riktig justering av transaksjonsdatoen og regnskapsperioden. En feiljustert dato og regnskapsperiode på en transaksjon kan føre til inkonsistente sluttverdier for eiendeler og beholdninger i regnskapsperioden. Hvis det er uoverensstemmelser mellom en transaksjonsdato og regnskapsperioden, kan du redigere datoer om nødvendig.

Som et forebyggende tiltak for å unngå transaksjoner med avvikende datoer, kan du angi en preferanse for å avvise eller advare når du posterer transaksjonsdatoen utenfor konteringsperioden.

Gjennomgå negativ beholdning
Når du avslutter en periode, identifiser eventuelle negative beholdningsverdier og korriger dem.

Gjennomgå lagerkostnadsregnskap
Når du avslutter en periode, må du kjøre kostnadsregnskapsprosessen for periodeavslutningen. For å fullføre denne oppgaven, sørg for at det ikke er noen kostnadsposter som skal korrigeres, og at lagerkostnadsberegninger ikke allerede kjører. Vær oppmerksom på følgende:

• For å kjøre lagerberegningsberegninger må det ikke være noen varer på siden Gjennomgå lagerkostnadsregnskap i listen over utestående varer som skal korrigeres. Hvis det er elementer på listen, vent til de er løst. Hvis et element ikke kan løses, kan du kontakte Greensteps support.
• Hvis lagerkostnadsberegninger kjører eller er utsatt, kan du ikke klikke på knappen Gjennomgå lagerkostnadsregnskap.
• Hvis lagerberegningsberegninger for øyeblikket er utsatt, må du vente til planleggeren kjører kostnadsberegningene.
• Hvis lagerberegningsberegninger er deaktivert, kan du kontakte Greensteps support.

Gjennomgå inventaraktivitet
Hvis du bruker NetSuite OneWorld, åpner dette en tilpassbar versjon av Inventory Activity Detail-rapporten der du kan se spesifikke inventarverdier. Rapportdetaljene er basert på den totale lagerverdien på varenivå i en bestemt datterselskapskontekst. Oppgaven krever ingen ekstra handlinger gitt at beholdningsrapporten ikke inkluderer feiltransaksjoner.

Revaluer åpne utenlandsk valuta-saldoer
Denne oppgaven vil opprette urealiserte valutakursgevinster/tap-posteringer automatisk basert på de åpne transaksjonene (AP, AR), og den vil bli reversert den første dagen i neste måned.

Hvis du trenger å bokføre valutadifferansene til en annen konto enn systemstandarden, må du kjøre denne oppgaven før du lukker hovedboken.

Når du kjører oppgaven, kan du se en liste over kontoene der Revaluer åpne saldoer for utenlandsk valutatransaksjoner hvis de er krysset av på hovedbokkontoen. Vi anbefaler at du går gjennom kontoplanen og fjerner unødvendige kontoer fra denne funksjonaliteten (som Bankkontoer).

Opprett intercompany-justeringer
Denne oppgaven vil være synlig hvis intercompany time and Expense-funksjonen er aktivert i NetSuite. Ved å bruke denne funksjonen kan ansatte legge inn arbeidstimer til andre underprosjekter, og lønnskostnaden på prosjektet vil bli overført til prosjektets datterselskap. Merk at denne funksjonen ikke vil generere intercompany-fakturaer.

GL revisjonsnummerering
Denne oppgaven er kun synlig den siste måneden av regnskapsperioden. Den vil huske transaksjonene og fylle ut de tomme flekkene.

Lukke
Lukk perioden. Ved behov kan du gjenåpne perioden fra samme sted.

Hvis du trenger å redigere en transaksjon på en lukket periode som ikke vil påvirke regnskapet (f.eks. legge til en reverseringsdato i journalposten), kan du legge til tillatelsen Tillat artsendringer.

Slutten av året
NetSuite vil avslutte regnskapsåret automatisk når du avslutter siste periode i måneden.

Retained Earnings er en systemkonto som NetSuite refererer til når du kjører de økonomiske rapportene. På balansen din vil tilbakeholdte inntekter og nettoinntektskontoen sammen vise din kumulative opptjente inntekt til enhver tid. Nettoinntekten fra gjeldende regnskapsår til dato vises i nettoinntektskontoen.

Åpning av nye regnskaps- og skatteperioder
Skal du opprette en ny regnskapsperiode trykker du på Sett opp helår og fyller ut feltet og lagrer. Sjekk etter dette at Skatteperioden er opprettet. Hvis ikke, må du opprette nye.

Dersom Regnskapsperioden er den samme som skatteperioden, trenger du ikke avslutte skatteperioden. Hvis de ikke er like, sørg for at du lukker skatteperioden før du leverer skattemeldingen.

NetSuites finansielle rapporter inneholder alt en regnskapsfører trenger, inkludert budsjettering, regulatoriske rapporter til Intrastat, økonomi i IFRS og andre lokale standarder. Rapporter kan enkelt tilpasses ved behov. For sanntidsdashbord og dypere analyse anbefaler vi å bruke BI Books PowerBI-rapporter for NetSuite.

Finansielle rapporter
Hvis NetSuite-implementeringen gjøres av Greenstep, vil bedriftens lagrede rapporter inkludere finansrapportene som er endret til det lokale regnskapsformatet. Navngivningen vil inkludere firmanavnet ditt og den offisielle termen, ex CompanyX Official Balance Sheet. Rapportene vi vanligvis lager er:

• Offisiell balanse
• Offisiell balanse_detaljert
• Offisiell General Tidende
• Offisiell hovedbokbalanse
• Offisiell hovedbok resultat og tap
• Offisiell resultaterklæring
• Offisiell resultat- og resultaterklæring_detaljert
• Offisiell resultat- og resultatsammenligning
• Oppdatering av økonomiske rapporter

Oppdatering av økonomiske rapporter
Økonomiske rapporter opprettes ved å bruke radoppsett som bestemmer hvilke kontoer som oppsummeres i hvilken rad i rapporten. Radoppsett kan deles mellom mange rapporter, og oppdatering av oppsettet på én rapport vil også påvirke de andre rapportene som bruker samme oppsett.

Når en ny konto opprettes i Kontoplanen, er det viktig at du sørger for at denne kontoen også blir synlig på Økonomirapportene. Hvis du bruker samme nummereringsprinsipp når du oppretter nye kontoer, vil kontoen automatisk bli synlig på rapporter.

Hver rapport har en eier i NetSuite, og bare den eieren eller administratoren din kan redigere rapportene slik at de er synlige for andre. Du kan se eieren ved å gå til Tilpass -> Flere detaljer.

For å oppdatere en finansiell rapport klikker du på Tilpass og deretter på Rediger layout.

Finn raden du vil redigere i venstre Layout-område og klikk på den.

Innstillingene vil da vises på høyre side. Legg til nødvendige rader og kontonumre. Vi anbefaler å bruke kontonummeret som et filter og å starte beskrivelsen med «Starter med – » for å gjøre det enklere å vedlikeholde rapporten. Merk at hvis det er merket av for Bruk uttrykk, må du velge kriteriene for denne delens rader som alle må oppfylle (bruk deretter OG) eller hvis bare noen kriterier må oppfylles, bruk ELLER.

Legge til sammenlignende periodekolonner i finansielle rapporter
Du kan legge til sammenligningsperioder i finansielle rapporter så lenge de nødvendige regnskapsperiodene er opprettet. Referanser til perioder som ikke er opprettet vil føre til at rapporten slutter å fungere. For å legge til en sammenligningsperiode klikker du på Tilpass i Financial Report Builder og går til underfanen Rediger kolonner. Velg deretter Finansiell: Beløp fra venstre «Legg til felt»-området. Deretter kan du redigere kolonneoppsettet:

– Kolonneetikett = Overskriften til kolonnen i rapporten

– Legg til totalsum = Kryss av i denne boksen for å vise totalsummen nederst i rapporten

– Alternativ periodeområdetype = Velg «I forhold til rapportdato»

– Kumulativ verdi = Kryss av i denne boksen

– Alternativt periodeområde = Velg passende sammenligningsperiode (f.eks. siste regnskapsår)

Deretter kan du legge til en kolonne for forskjellsberegning ved å klikke «Legg til formelfelt». Nok en gang må du sette opp kolonnen som nevnt ovenfor, men med følgende nye felt:

– Formeltype = Velg forskjellen X-Y
– X = Velg riktig kolonne
– Y = Velg riktig kolonne
– Bruk formel på Grand Total = Kryss av i denne boksen
– Spare

Intrastatlig
Intrastat-varekoder opprettholdes bak vareposter i NetSuite. For å få pålitelige data må du bokføre salg og kjøp med vareposter. En varekode er en sekvens av tall som bestemmer:

• toll og andre avgifter som pålegges varene
• preferansebehandlingene som kan gjelde for deres import, og
• restriksjonene og forbudene som kan gjelde for import, eksport eller transitt av varene

De sekssifrede varekodene er HS-koder. De brukes over hele verden til å overvåke handelsvolumer og anvende internasjonale handelstiltak på varer. HS-nomenklaturen danner grunnlaget for den 8-sifrede kombinerte nomenklaturen, og den 10-sifrede Taric-nomenklaturen.

Åtte eller ti-sifrede varekoder brukes i import- og eksportdeklarasjoner og i statistikkdeklarasjoner om intern handel mellom EU-land (Intrastat-deklarasjoner).

Intrastat-data på vareposter
Varekoden må velges under underkategorien Skatterapportering i varelageret. Varekodevalideringen kan brukes til å kontrollere at den valgte koden eksisterer, men vil ikke sjekke om kombinasjonen er gyldig.

Arten av transaksjonskodeoppsettet
Når du setter opp NetSuite-miljøet, er de tilgjengelige NOTC-kodene oppført i regnskap -> Administrer skatterapportering -> Intrastat-rapportering. Standard NOTC-koden velges per Nexus (avgiftsoppsett) på underfanen Intrastat Defaults.

Intrastat-rapport
For å se Intrastat-rapporten, gå til Rapporter -> VAT/GST -> EU Intrastat. Vi anbefaler å validere informasjonen på rapporten før du leverer den til myndighetene.

Økonomiske rapporter til PDF-utskrifter
Hvis du vil skrive ut en PDF-fil av rapporten, anbefaler vi å bruke liggende orientering for å muliggjøre klarere rapporter. For å angi PDF-rapporteringspreferanser, gå til Hjem -> Angi innstillinger. På Analytics-underfanen kan du angi følgende preferanser:

– PDF-sideorientering – Velg liggende orientering for PDF-sidene dine
– PDF-skriftstørrelse – Vi anbefaler å bruke 8pt
Etter lagring vil innstillingene bli brukt på PDF-utdataene dine.

Budsjetter i NetSuite
Når du har aktivert funksjonen for flere budsjetter, kan du legge til budsjettkategorier i NetSuite ved å gå til Oppsett -> Regnskap -> Oppsettoppgaver -> Regnskapslister -> Nytt. Hvis du vil følge den faktiske vs. budsjetttall på et datterselskapsnivå Budsjettkategorien skal settes til lokalt (la avmerkingsboksen Global være umerket) og budsjettet importeres med datterselskapets basisvaluta.

Budsjetter kan legges inn i NetSuite manuelt eller ved å importere en CSV.

For å konfigurere et budsjett manuelt, naviger til Transaksjoner -> Økonomisk -> Sett opp budsjetter

For å importere et budsjett fra en CSV, naviger til Transaksjoner -> Økonomi -> Sett opp budsjetter -> Importer. Last ned budsjettmalfilen og fyll ut de nødvendige feltene:

– Konto: Ikke bruk tall eller interne IDer. Hvis du har foreldre på kontoplanen, legg det til i navnet eks: Inntekter: Eksterne inntekter: Lisenser
– År: du kan finne riktig årsskjema fra siden hvor du manuelt kan legge inn budsjettet (f.eks. FY 2025)
– Datterselskapshierarki

– Tall/beløp skal ikke inneholde et skilletegn (,) eller valutategnet (£).

Hvis du har en egen HR-masterdataprogramvare, anbefaler vi å integrere den i NetSuite.

Med en integrasjon kan du synkronisere følgende data til NetSuite Employee Records:

Personnummer, fornavn, etternavn, tittel, e-post, veileder, BIC, bankkontonummer, arbeidsrelasjons-ID, datterselskap, firma-ID, intern avdelings-ID, persongruppe, sluttdato for arbeid, adresse, landskode og om nødvendig – SSN .

Med Greensteps HR-integrasjon vil vi automatisere følgende saker:

En ny medarbeider ansettes
Når en ny medarbeider er opprettet i HR-stamdataene dine, vil integrasjonen automatisk legge den til NetSuite, og om nødvendig kan den også legge til den ansatte i Bezala eller annen Expense-programvare. Hvis den ansatte trenger tilgang til NetSuite, kan administratoren gi det i NetSuite.

En ansatt flytter til et annet datterselskap
Vi anbefaler å inaktivere den gamle ansattposten, og opprette en ny i det nye datterselskapet. Etter dette vil HR-integrasjonen oppdatere dataene bak ansattposten i NetSuite, og om nødvendig sende den videre til Bezala eller annen utgiftsprogramvare.

En ansatt slutter i selskapet
Før ansattjournalen kan inaktiveres, må alle utgifter behandles. Etter dette vil vår integrasjon også deaktivere den ansatte i Bezala eller annen Expense-programvare.